Résultats du questionnaire en vue de la préparation de la conférence sur le thème du contentieux des actes notariés et de la détermination des actions prioritaires au regard du décret portant formation initiale des notaires

          La visite de trois offices et un tiers lieu dédié à la réception de la clientèle ont permis de répondre aux interrogations sur la pratique notariale

Il semble qu’en moyenne les notaires rencontrés reçoivent deux à trois cent actes par an. Il s’agit d’un chiffre qui parait compatible avec une authenticité maitrisée.

Les étapes de l’élaboration d’un acte sont similaires à celles habituelles pour le notariat. Le personnel des offices est bien formé avec des collaborateurs diplômés qui attendent l’organisation d’un concours pour pouvoir s’installer. La rédaction des actes se fait avec un logiciel de traitement de texte type Word. Il n’y a pas de logiciels métiers ni de SSII qui proposent des outils d’aide à la rédaction. Les formules utilisées semblent circuler et les plus anciens ont mis en place un clausier partagé par tous.

Il est à noter que les relations avec les administrations tant pour la recherche des informations préalables que pour les formalités postérieures sont a minima chronophages.

Il pourrait être intéressant lors d’une prochaine visite de se pencher sur les flux financiers de l’office et la gestion comptable.

Il n’y a une compétence réservée en matière foncière que depuis le 14 août 2023.

Il serait pertinent de faire un état des lieux de cette réforme à 6 mois qui ne peut que générer une saturation du système (trop d’actes et pas assez de notaires) ou un contournement (les transactions se font sans l’intervention du notaire).

          La responsabilité civile du notaire

Il n’y a pas de recueil de jurisprudence en matière de faute (charge de la preuve, gravité de la faute…) ni plus généralement de connaissance des problématiques récurrentes en matière de responsabilité civile notariale.

Il serait intéressant de savoir comment les tribunaux apprécient le devoir de conseil du notaire.

          Statistiques de la responsabilité civile professionnelle des notaires

Il n’y a pas de décompte du nombre d’actions en responsabilité. Il semble malheureusement que beaucoup de procédures relèvent du pénal. Les procédures sont longues (une dizaine d’années ?) et peu satisfaisantes.

Le mécanisme de la garantie collective semble peu utilisé.

Les notaires interrogés font état de difficultés dans le cadre du règlement des successions.

Il a été demandé dans le cadre de la formation continue de proposer une conférence sur le rôle du notaire commis.

          Le contrat d’assurance responsabilité civile

Le contrat d’assurance est un contrat collectif souscrit par la chambre nationale. Les assurés sont les notaires béninois. Le plafond est fixé à 100.000.000 XOF par notaire et par an.

Ce contrat fait l’objet de vives critiques. Si tel n’est pas le cas, il faudrait que la chambre des notaires se fasse assister par un courtier et reprenne la main sur la vie du contrat.

          La chambre nationale des notaires du Bénin

Il y a 56 charges de notaire dont 21 à Cotonou. L’organe de décision reste l’Assemblée Générale, un bureau de quatre membres, avec un président élu pour deux ans (possibilité d’être réélu à l’issue de son premier mandat) assure la gestion courante.

Les notaires jouent un rôle crucial pour la stabilité des transactions, le développement économique et social.

Une commission formation et questions juridiques assure une réflexion permanente et un lien avec les institutions (retour d’expériences, rencontre avec les magistrats surtout dans le domaine des successions, problème d’ignorance des héritiers, autorisation des ventes, rencontre avec l’administration fiscale sur les bases de taxation, compréhension des textes, échange avec les administrations locales pour la confirmation des droits de propriété).

          EFPJ

L’école formait jusqu’en 2018 des magistrats. Il s’agit d’un Etablissement public sous la tutelle du ministère de la justice. Elle assure trois formations initiales (magistrats, greffiers et auxiliaires de justice). La formation des avocats n’est pas de sa compétence.

Le décret sur la formation initiale des notaires n’a pas encore été publié. Il s’agirait d’une formation initiale en complément de la formation universitaire (CAPN sur un an, stage, test).

Elle recherche des partenariats pour développer son activité (ENM, CNCJ, …). Il s’agit de capitaliser sur des expériences extérieures.

En ce qui concerne les notaires le travail prioritaire est la définition des programmes de formation et de leur contenu pédagogique pour la formation initiale et la formation continue pour faire face aux enjeux régionaux pour les notaires en activité.

Dans un second l’EFPJ envisage de faciliter les visites d’études, les échanges de documentations et le déploiement de l’e-learning.

Etat des lieux et actions à mener dans le prolongement de la visite du mois de novembre

          Formaliser ou pas une convention Chambre des notaires de la Gironde/Ecole de Formation des professions judiciaires du Bénin sachant que pour 2024, la chambre des notaires de la Gironde s’est engagée à ouvrir dans la mesure du possible ses formations dispensées en e-learning aux notaires béninois dans le cadre de leur formation continue et que le contact sera établi avec l’INFN pour la formation initiale

          Répondre à la demande de formation continue en présentiel au Bénin, approfondissement sur le sujet du contentieux des actes notariés et ouverture sur un nouveau sujet le rôle du notaire dans le cadre du règlement des successions judiciaires

         Accompagnement du notariat béninois et de ses partenaires pour répondre aux enjeux de sécurisation foncière posés par leurs autorités de tutelle

 Les deux derniers point s’ils présentent un intérêt demanderont une prise en charge financière de l’équipe ad hoc constituée par la chambre des notaires de la Gironde (déplacement France Bénin, mise à disposition d’un véhicule avec chauffeur en fonction des besoins et per diem pour les activités en France et au Bénin, …)